Jelang Pilwu, Dinas Kearsipan Lakukan Bimtek

oleh -148 views
SUHARTONO SSOS MM

CIREBON- Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon akan menyelenggarakan sosialisasi pegelolaan arsip pada organisasi politik dan organisasi masyarakat. Serta mengadakan bimbingan teknis (Bimtek) penyelamatan arsip bagi desa yang akan mengadakan Pemilihan kuwu (Pilwu) pada pertengahan Juni 2021 mendatang.

Kepala Dinas Kearsiapan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon, Suhartono SSos MM mengatakan, meski masih Pendemi Covid-19, Bimtek penyelematan arsip desa tetap menerapkan protokol kesehatan. Bimtek penyelematan arsip sangatlah penting. Karena Bimtek tersebut berhubungan dengan penyelamatan aset desa untuk keberlangsungan anak cucu bangsa.

“Tujuan kegiatan ini adalah dalam rangka memberikan bimbingan secara teknis deteksi dini dalam penanganan atau penyelamatan arsip,” ungkap Suhartono kepada Radar, Kamis.

Menurutnya, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Lebih lanjut, pihaknya telah melakukan penataan, pensertifikatan dan sensus Barang Milik Daerah (BMD). Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Cirebon. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon telah melakukan akuisisi arsip secara online dan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) secara digital pada tiap satuan kerja perangkat daerah (SKPD) se-Kabupaten Cirebon.

Informasi arsip statis yang diakuisisi tersebut merupakan hasil tahapan kegiatan akuisisi arsip statis mulai dari sejak pendataan, penataan, penilaian, dan penyerahan arsip statis.

“Akuisisi statis bisa diumumkan dionline, biasanya arsip ini berupa data, foto, dokumen, jajak hidup dan lain-lain. Sedangkan kalau akuisisi arsip dinamis bersifat rahasia,”kata Suhartono.

Lebih lanjut, jelas dia, pengelolaan arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah proses pengendalian arsip  secara efisien, efektif, dan sistematis. Pengelolan arsip sangat penting dalam upaya temu kembali arsip pada saat pencarian.

Pengelolaan arsip di lembaga pemerintah maupun swasta menjadi masalah klasik yang susah untuk dihilangkan.

Ketidakteraturan serta tempat penyimpanan yang tidak memadai membuat kondisi arsip menjadi mudah rusak dan bahkan hilang. Padahal dalam konteks arsip negara sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, arsip negara harus dijaga keutuhannya.

“Dengan sistem pengelolaan arsip statis secara online bukan manual, kita semua bisa menjangkau jaringan kearsipan yang mampu menjangkau ke seluruh daerah di Indonesia. Sehingga dengan sistem itu arsip dari setiap daerah dapat diakses secara langsung (online). Setelah melakukan SIKD di tiap SKPD secara online maka diharapkan semua arsip, dokumen penting di Kabupaten Cirebon akan lebih tertata rapi, tidak hilang dan aman,” tandasnya.(via/opl)